Här kommer en lathund till dig som sitter och planerar årets årsstämma:
Inled planering i god tid
Årsstämman måste anordnas inom 6 månader efter räkenskapsårets slut.
Kallelsen till årsstämman ska beslutas av styrelsen och måste skickas ut tidigaste 6 veckor innan och senast 4 veckor innan stämman.
Välj plats och format för årsstämman. Efter pandemin väljer allt fler bolag en hybrid-lösning där aktieägare ges möjlighet att medverka digitalt. Men observera att bolagsordningen måste tillåta digitala stämmor.
Utformning av kallelsen
Kallelsen ska alltid inkludera:
- Dagordning enligt ABL 7 kap. 32 §
- Förslag till beslut i de ärenden som ska behandlas (t.ex. val av styrelse, arvoden, fastställande av resultat- och balansräkning)
- Information om hur aktieägare kan delta, t.ex. via fullmakt, poströstning eller digitalt
- Information om rätt att delta (avstämningsdag etc.)
Finns en valberedning ska som regel också förslag från denna publiceras i kallelsen.
Publicering av kallelse
Kallelsen innehåller vanligtvis inte insiderinformation, men kan göra det beroende på vilka förslag till beslut som den innehåller. I de fall förslag till beslut utgör insiderinformation ska reglerna för hantering och offentliggörande av insiderinformation i första hand följas. Kallelse ska dock alltid hanteras och offentliggöras som regulatorisk information, och alltså offentliggöras och distribueras genom nyhetstjänst enligt samma principer som insiderinformation. Kallelsen och övriga stämmohandlingar ska göras tillgängliga på bolagets hemsida, även sådana som inte behöver inkluderas i kallelsen. Bolag bör ha en dedikerad sektion för bolagsstyrning och bolagstämmor (föreskrivs uttryckligen för bolag som ska följa Svensk kod för bolagsstyrning.)
Kallelse ska också publiceras i Post och Inrikes Tidningar samt en rikstäckande dagstidning.
Årsredovisning & revisionsberättelse
Årsredovisningen måste vara publicerad senast tre veckor före årsstämman. Årsredovisningen behöver offentliggöras enligt börsens regler och göras tillgänglig på bolagets hemsida. Ha gärna några fysiska exemplar av årsredovisningen tillgängliga så de kan skickas till aktieägare vid behov.
Valberedning
Det finns inget tvingande krav på att börsbolag ska ha en valberedning men det anses god praxis och föreskrivs av Svensk kod för bolagsstyrning som ska tillämpas på Nasdaqs marknadsplatser Stockholmsbörsens huvudlista och First North Growth Market Premier. Valberedningen lämnar förslag till:
- Styrelsemedlemmar och ordförande
- Revisor
- Arvoden för styrelse och revisor
Efter genomförande av stämman
Efter stämman ska en kommuniké publiceras som beskriver viktiga beslut som fattats av stämman. Tänk även på att skicka in fastställelseintyg och bolagsstämmoprotokoll till Bolagsverket.