Här kommer en lathund till dig som sitter och planerar årets årsstämma:
Enligt börsens regelverk för emittenter ska kallelse till bolagsstämma offentliggöras. (Punkt 3.3.3) Där framgår att förslag till beslut vid bolagsstämman som är av kurspåverkande natur måste offentliggöras omedelbart, även om förslaget senare kommer att framgå av kallelsen till bolagsstämman.
Oavsett om kallelsen innehåller kurspåverkande information eller inte ska den som huvudregel offentliggöras samtidigt som den skickas till exempelvis en tidning för publicering. Kallelsen måste dock alltid offentliggöras senast kvällen innan den införs i tidningen och innan den görs tillgänglig på bolagets webbplats.
Kallelsen ska offentliggöras på samma sätt som andra kurspåverkande nyheter enligt punkt 3.1.5 i regelverk för emittenter. I praktiken innebär detta att bolaget sköter sina utskick genom en informationsdistributör (beQuoted, Cision, Hugin, NASDAQ OMX, NG News etc). Hela marknaden ska få tillgång till samma information samtidigt.
First North Rulebook punkt 4.9 (a) föreskriver att kallelse till årsstämma ska offentliggöras i samband med att denna utfärdats. Om kallelsen innehåller potentiell kurspåverkande information ska, den i enlighet med punkt 4.1 (a), offentliggöras så snart som möjligt. Enligt punkt 4.2 (d) ska ett offentliggörande ske på ett sätt så att informationen snabbt och på ett icke-diskriminerande sätt blir tillgänglig för allmänheten. I praktiken innebär detta att bolaget måste skicka ut ett pressmeddelande genom en informationsdistributör. För att uppfylla kravet om offentliggörande måste därför bolaget skicka ut ett pressmeddelande med kallelsen i anslutning till att den publiceras i en tidning eller läggs upp på hemsidan, allra senast före handeln i aktien påbörjas på publiceringsdagen. Innehåller kallelsen potentiell kurspåverkande information, som i detta fall, måste däremot pressmeddelande skickas ut samtidigt som kallelse skickas till tidningen för publicering.
I Regelverket finns ett särskilt avsnitt med informationsregler gällande för bolag på First North Premier – Appendix L. Av dess regel 3.3 framgår att kallelse till bolagsstämma ska offentliggöras. Av handledningstexten till denna regel framgår att förslag till beslut vid bolagsstämma som är av kurspåverkande natur måste offentliggöras så snart som möjligt, även om förslaget senare kommer att framgå av kallelsen till bolagsstämma. Ett offentliggörande av en kallelse innehållande kurspåverkande information får inte ske senare än den tidpunkt då kallelsen skickas till t.ex. en tidning för publicering. Oavsett om kallelsen innehåller kurspåverkande information eller inte ska den som huvudregel offentliggöras samtidigt som den skickas till t.ex. en tidning. Kallelsen måste dock alltid offentliggöras senast kvällen innan den införs i tidningen och innan den görs tillgänglig på bolagets webbplats.
Börsens regelverk kan ni finna här:
http://www.nasdaqomx.com/listing/europe/rulesregulations/
Lagregler för kallelse till stämma finns i Aktiebolagslagens 7 kap:
Tid för kallelse
Ordinarie bolagsstämma
18 § Kallelse till ordinarie bolagsstämma skall utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före bolagsstämman.
I bolagsordningen får det föreskrivas att kallelse till en ordinarie bolagsstämma får utfärdas senare än vad som anges i första stycket, dock senast två veckor före bolagsstämman.
Andra stycket gäller inte i fråga om publika aktiebolag.